법인카드 사용 규정은 법인 비용 관리의 시작이자 제일 중요한 단계입니다. 법인카드의 사용 규정만 잘 정해두면, 법인카드 사용 목적과 범위에 대한 임직원들의 혼란을 사전에 막을 수 있습니다. 아울러 재무 담당자는 법인카드 사용 내역을 효율적으로 관리할 수도 있습니다.
대부분의 스타트업은 내부에 재무 전문가가 있는 경우가 드물어 법인카드의 사용 규정을 정립하는 게 쉽지만은 않습니다. 그래서 고위드가 스타트업 대표님들의 이러한 고민을 해소해 드리기 위해 준비했습니다.
법인카드 사용 규정의 목적, 필요한 이유 그리고 법인카드 사용 규정을 정립하는 꿀팁들까지! 같이 살펴볼까요?
‘법인카드는 회사 돈’이라는 목적의식이 중요해요!
<출처> unsplash
법인카드는 명백한 회사 돈입니다. 하지만 법인카드를 소지하고 있는 임직원들은 이를 망각하고 개인카드처럼 사용하는 경우가 생각보다 많습니다. 법인카드 오남용에는 다양한 원인이 있겠지만 ‘불명확한 법인카드 사용 규정’이 대표적인 원인으로 볼 수 있습니다.
임직원들이 법인카드는 ‘회사 돈’이라는 올바른 목적의식을 가질 수 있도록 명확한 카드 사용 규정을 제시합니다. 이러한 목적으로 규정 정립을 시작하면 법인카드 오남용 문제에 쉽게 대비할 수 있습니다.
법인카드 사용 규정 필요한 이유는?
<출처> unsplash
이유 1. 회사의 재무 투명성 확보가 가능
법인카드의 사용 규정이 필요한 이유는 바로 회사의 재무 투명성을 확보할 수 있다는 것입니다.
법인카드 사용 규정을 정립하면, 임직원들은 사용 규정에 맞게 법인카드를 사용하며 기록 및 제출하게 됩니다. 재무 담당자들은 이를 토대로, 모든 법인카드 사용 내역을 보다 명확하게 추적하며 확인할 수 있습니다.
회사는 재무 상태를 신속하게 파악하고 비용의 낭비나 부당한 카드 사용을 방지할 수 있습니다. 또한, 갑작스러운 외부 감사가 시작되어도 자료 제출이 원활하게 진행될 수 있으며, 재무 보고서 작성이나 세무 신고를 위한 자료 제출 등 세무 담당자와의 협조에도 도움이 됩니다.
이러한 점에서 사전의 카드 사용 규정 정립은 회사의 재무 투명성을 높여줍니다.
이유 2. 예산 및 비용 관리를 강화
두 번째 이유는 바로 회사의 예산 및 비용을 관리할 수 있다는 것입니다.
회사는 예산 범위 내에서 법인카드 사용 지침을 제시할 수 있습니다. 이를 통해 지출이 예산에 부합하는지 신속하게 판단할 수 있으며, 사전에 예산 초과를 방지할 수 있습니다. 또한, 법인카드 사용 규정을 재무 담당자와 함께 평가하고 개선해 나가면서 비용 관리에 대한 효율성을 높일 수 있습니다.
법인카드 사용 규정 초안은 어떻게 잡아야 할까?
<출처> 알리
지금까지 법인카드에 대한 사용 규정이 필요한 이유를 살펴봤습니다. 효율적인 회사 운영을 위해선 법인카드의 사용 규정이 사전에 정립되어야 함을 확인할 수 있었습니다.
다만 법인카드 사용에 대한 세세한 규정을 정립하는 것은 단기간에 가능한 일이 아닙니다. 심지어 초안을 잡는 것부터 어려움을 겪을 수 있습니다. 이때 이미 잘 짜여진 법인카드 사용 규정을 참고하면 좋은데요, 카드 사용 규정의 초안을 참고하는 방법은 다음과 같습니다.
우선 경영정보 공개시스템 알리오에 접속합니다. 해당 사이트 내 [내부 규정] 페이지에서 ‘법인카드’라고 검색하면 공공기관의 법인카드 사용 규정 초안을 확인 가능합니다. 물론 회사의 규모, 재무 상태, 내부 사정에 따라 사용 규정이 상이하지만 초안을 잡을 때 참고하면 도움을 받을 수 있습니다.
법인카드 사용 규정을 더 효과적으로 활용하는 방법은?
<출처> 고위드
법인카드를 사용함에 있어서 규정 정립의 목적, 필요성, 그리고 초안 작성 방법까지 기본적인 정보에 대해 알아봤습니다. 그렇다면 법인카드의 사용 규정을 더 효과적으로 활용하는 방법은 무엇일까요? 고위드에서 그 솔루션을 제시해드릴게요.
‘고위드’는 성장에만 집중해야 하는 스타트업의 고효율 문화에 딱 맞춘 💡 지출관리 서비스를 제공합니다. 이 서비스를 통해 빌리지베이비 이정윤 대표는 “지출 증빙 관리 시간이 한 시간에서 ‘1분’으로 줄었다”고도 말했습니다. 과연 어떻게 가능한 걸까요?
활용 방법 1. 간편한 법인카드 설정
고위드 지출관리 서비스는 카드별 태그 설정이 가능합니다.
지출관리 서비스에서 관리자는 사전에 법인카드별로 소지자, 사용 용도(목적), 용도별 이용 한도 등을 태그로 간편하게 설정할 수 있습니다. 이렇게 미리 법인카드 사용 관련 설정을 정해 놓으면 간편하고 정확하게 지출관리가 가능합니다.
활용 방법 2. 커뮤니케이션 비용 절감
고위드 지출관리 서비스는 관리자와 사용자 간 간편한 댓글 소통이 가능합니다.
법인카드 사용자는 앱으로 법인카드 규정에 맞게, 영수증을 언제 어디서나 간편하게 제출할 수 있습니다. 사용자가 제출한 영수증에 대해 관리자가 소통이 필요할 때도 앱에서 즉시 이뤄질 수 있어 커뮤니케이션 비용을 절감할 수 있습니다.
지금까지 법인카드 사용 규정이 왜 필요한지, 그리고 법인카드의 사용 규정을 더 효과적으로 활용할 수 있는 방법까지 알아봤습니다.
명확한 법인카드 사용 규정은 탄탄한 스타트업 재무의 기초가 됩니다. 회사의 모든 지출은 결국 회사의 매출을 높이는 것으로 사용되어야 하고, 모든 지출이 회사의 목적 달성에 사용될 수 있도록 사전에 규정을 정해두어야 한다는 점 꼭 기억하시길 바랍니다.
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