법인카드 사용 범위는 회사 임직원이라면 잘 숙지를 하고 있어야 합니다. 하지만, 상황에 따라 법인카드 사용 범위가 모호한 경우가 많습니다. 그래서 법인카드는 어디까지 사용이 가능한지, 다시 말해 법인카드 사용 범위를 놓고 임직원들 사이에선 적지 않은 논란이 생기기도 합니다.
그래서 이번 아티클에서는 기본적인 법인카드 사용 범위부터, 법인카드 사적사용을 막기 위한 방법들까지 함께 살펴보도록 하겠습니다.
5가지로 구분하는 법인카드 사용 범위는?
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법인카드 사용 범위는 물품구매대금 결제, 생활편의 및 복리후생비 결제, 여행 및 출장관련 장비, 접대비 및 회의비 등 크게 5가지로 나눌 수 있습니다.
✔️ 물품구매대금 결제: 가구, 비품, 사무기기, 소모품 등 총무성경비, 일체 전산기기, 기자재 등 구매대금
✔️ 생활편의 및 복리후생비 결제: 화환대, 선물대금, 임직원 검진료 등 각종 생활편의 서비스와 복리후생비
✔️ 여행 및 출장관련 장비: 호텔 예약, 항공권, 교통비 등 여행과 출장에 관련된 경비
✔️ 접대비 및 회의비: 2001년부터 5만원 이상 접대비의 경우 법인카드 사용 의무화
✔️ 각종 공과금, 전화 요금, 전기료, 우편료 등
법인카드 사적사용을 막기 위해 증빙서류가 꼭 필요한 경우는?
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법인카드 사용 범위 내에 법인카드를 사용했다 하더라도, 법인카드 사적사용과 같은 오·남용을 막기 위해서는 증빙 자료가 필요한 경우가 있습니다. 그 이유는 바로 법인카드 결제 내역만 봤을 때 업무와 연관을 짓기 어렵기 때문이죠.
✔️ 공휴일이나 주말, 새벽 등 업무시간 외 사용한 경우
✔️ 사업장과 거리가 먼 곳에서 사용한 경우
✔️ 가족이나 친인척을 동반해 출장 간 경우
✔️ 사치성 물품을 구매한 경우
✔️ 상품권 등 현금화가 쉬운 물품을 구매한 경우
지금까지 법인카드 사용 범위부터 증빙 서류가 꼭 필요한 경우까지 확인했습니다. 다만, 위와 같이 기본적인 기준은 마련이 되어있지만 실제론 판단이 애매한 경우가 많습니다.
지금부터 대표적인 케이스 2가지로부터 애매한 사용범위 가능 판단을 확실하게 알아보고 필요한 증빙 서류까지 확인해 볼게요.
Case 1. 법인카드 주말 사용, 가능할까?
💡 평일에 업무를 다 마치지 못해 주말에 자발적으로 근무를 하게 된 A대리. 점심이라도 먹고 싶은데 개인 카드로 먹기엔 왠지 억울하고, 그렇다고 법인카드 주말 사용을 하기엔 애매한 상황. 이럴 땐 어떡해야 할까?
업무시간 내에 업무를 다 마치지 못해 주말에 자발적으로 출근한 경우는 업무의 연장선으로 볼 수 있습니다. 영수증, 출퇴근 기록 등과 같이 업무 연관성을 입증할 수 있는 증빙 서류만 있으면 법인카드 주말 사용일지라도 문제되지 않을 수 있습니다. 다만, 법인카드 사용 규정은 회사마다 다르기 때문에 결제하기 전 재무 담당자에게 물어보는 것이 좋습니다.
Case 2. 법인카드 접대비는 어디까지 허용될까?
💡 연말을 맞이하여 거래처에 보낼 선물을 고르고 있는 B 사원. 많은 도움을 받았던 거래처에 이왕이면 고급스러운 선물을 하고 싶은 마음에 고민없이 백화점으로 향한다. 하지만 높은 가격대 때문에 법인카드 사용 범위에 벗어난 건 아닌지 고민이 된다.
백화점 결제는 법인카드 사적사용으로 판단할 가능성이 높습니다. 하지만 거래처 접대 목적으로 사용한 것이 명확하고, 그 사용 금액이 상식적인 수준을 벗어나지 않는다면, 법인카드 사용 범위 내에서 인정이 될 수 있습니다. 다만, 회사마다 접대비 규정이 상이하니 접대비 법인카드 사용 규정을 미리 재무 담당자에게 알아보고 사용하시는 걸 추천합니다.
법인카드 사적사용을 방지하기 위한 3가지 방법은?
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법인카드 사적사용은 처벌 대상입니다. 법인카드 사적사용은 대표적으로 마트, 백화점 등에서 개인 용품을 법인카드로 결제하거나 친구, 가족들과 함께 외식이나 술을 마시는 경우 등이 있을 수 있습니다. 법인카드 개인사용으로 인해 회사는 법인세를 추징 당하며, 해당 직원은 업무상 횡령 또는 배임죄에 해당해 10년 이하의 징역 또는 3,000만원 이하의 벌금에 처하게 됩니다.
법인카드 사적사용을 미연에 방지하기 위해선 3가지가 필요합니다.
✔️ 명확한 법인카드 사용 규정 정립
✔️ 재무 담당자와 법인카드 사용자 간의 원활한 커뮤니케이션
✔️ 법인카드 사용 내역에 대한 실시간 모니터링
앞서 케이스에서 확인한 바와 같이 법인카드 사용 규정은 회사마다 상이합니다.
임직원들의 혼란이 없도록 법인카드 사용 규정은 되도록 명확한 기준을 세워서 정립을 하는 것이 중요합니다. 다만, 아무리 세세하게 법인카드 사용 규정을 정립한다 하더라도 예외 상황은 생기기 마련이죠.
이때 재무 담당자와 법인카드 사용자 간의 원활한 커뮤니케이션을 통해 규정을 다듬어 가면 법인카드 사용 범위를 분명하게 규정할 수 있습니다.
또한, 실시간 모니터링을 통해 법인카드 사적사용에 대한 신속한 대응을 할 수도 있습니다.
효율적으로 법인카드를 관리할 수 있는 방법은?
법인카드 관리의 중요성은 누구나 잘 알고 있습니다. 하지만, 이를 기존 관리 방식대로 수동으로 관리하기엔 낭비되는 시간이 너무 많습니다. 그래서 ‘고위드’는 지출관리 업무로 낭비되는 시간을 줄이기 위해 효율적인 ⚡️지출관리 자동화 서비스를 제공하고 있습니다.
<출처> 고위드
법인카드 소지자 및 용도 지정
법인카드 별로 소지자를 지정하고, 영수증 제출 시 선택할 수 있는 용도를 설정할 수 있습니다. 이로 인해 법인카드 사용에 대한 명확한 규정 정립과 투명성을 높일 수 있습니다.
제출 영수증에 대한 댓글 즉시 소통 가능
앱으로 법인카드 규정에 맞게, 영수증을 언제 어디서나 간편하게 제출할 수 있습니다. 제출한 영수증에 대한 소통도 앱에서 즉시 이뤄질 수 있어 커뮤니케이션에 용이합니다.
부분 승인 가능
용도별로 설정된 한도를 위반하게 되는 경우, 부분 승인으로 위반 금액을 청구할 수 있습니다.
오늘은 법인카드 사용 범위부터 법인카드 개인사용을 방지하기 위한 방법, 그리고 이를 효율적으로 관리할 수 있는 방법에 대해서 알아봤습니다. 법인카드 사용 범위에 대한 혼란을 줄이기 위해 가장 먼저 해야할 일은 법인카드 사용 규정 정립입니다. 아직 어디서부터 어떻게 법인카드 관리를 해야 할지 모르겠다면 법인카드 전문가 고위드에 먼저 상담 문의해보세요.
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