회사의 투명한 비용 처리와 효율적인 업무 처리를 위해 체계적인 법인카드 영수증 처리는 필수입니다. 하나의 법인카드로 모든 지출을 관리하는 것은 사실상 불가능 하기 때문에 직원 이름의 법인카드(사업자 카드)를 발급하는 것도 효율적인 지출 관리 중에 하나라고 볼 수 있어요.
다만, 법인카드의 투명성 제고와 오남용을 방지하기 위해선 임직원들에게 법인카드 영수증 처리의 올바른 사용 가이드라인을 제시해야 할 필요가 있습니다. 이번 글에서는 법인카드 영수증 처리 가이드라인을 3단계로 제시해 드릴게요!
법인카드 영수증 처리, 번거로워도 체계적으로 관리해야 나중에 편해요!
효율적인 법인카드 영수증 처리를 위해선 법인카드 사용 신청서 부터 법인카드 영수증 제출, 그리고 법인카드 사용 대장까지 체계적이고 일관된 가이드가 있어야 합니다.
그럼 법인카드 사용 전 부터 사용 후까지, 단계 별로 어떻게 관리해야 하는지 함께 알아볼까요?
1. 법인카드 사용 전: (법인카드 사용자) 법인카드 사용 신청서 작성
<출처> 프리폼
법인카드를 사용하기 전 법인카드 사용 직원은 사용 목적 및 사용 용도 등을 기재한 법인카드 사용 신청서를 관련 부서에 제출하고 승인을 받아야 합니다.
2. 법인카드 사용 후: (법인카드 사용자) 법인카드 영수증과 사용 내역서 제출
<출처> 프리폼
법인카드를 사용한 후에는 법인카드 영수증과 사용 내역서를 회계 관련 부서에 제출해야 합니다.
잠깐, 법인카드 영수증 재발급 방법은?
결제한 곳으로 가셔서 법인카드 영수증 재발급을 요청하시거나, 해당 카드사 고객센터 또는 홈페이지를 통해서 간편하게 법인카드 영수증 재발급을 할 수 있습니다. 다만, 홈페이지에서 법인카드 영수증 재발급을 해야 할 경우, 공인인증서가 필요합니다. 그래서 꼭 회계팀을 통해서 재발급을 해야 하는 경우도 있습니다. 회계팀에 문의하기 전, 원활한 소통을 위해 결제 금액, 결제일 등 법인카드 영수증 정보를 미리 알아두면 더 좋겠죠? 법인카드 영수증 재발급과 같은 예상치 못한 상황에 대비하기 위해서는 법인카드 영수증 사진을 습관적으로 찍어 두시는 것도 하나의 방법입니다.
3. 법인카드 제출 후: (회계팀 직원) 법인카드 사용대장 작성
<출처> 프리폼
회계팀 직원은 법인카드가 잘 반납이 되었는지, 그리고 사용 범위에 맞게 사용이 되었는지 증빙 자료를 확인하고 법인카드 사용 대장을 작성합니다. 법인카드 사용 대장은 무엇보다 가장 중요한 단계입니다. 보유하고 있는 법인카드를 언제, 어디에서 사용했는지 여부 등을 확인할 수 있는 가장 중요한 자료이기 때문이죠.
따라서, 법인카드 사용 대장 만큼은 꼭 꼼꼼하게 작성하시길 바랍니다.
손 많이 가는 법인카드 영수증 처리, 앱으로 한 번에 관리 가능하다고?
<출처> 고위드
지금까지 소개해드린 3단계의 법인카드 영수증 관리 프로세스는 대부분의 회사에서 이미 사용 중인 방법입니다. 다만, 법인카드 영수증을 종이 형태로 관리 하는 것은 법인카드 사용자와 회계팀 담당자에겐 여간 복잡한 과정이 아닐 수 없습니다. 더군다나, 단 시간에 다양하고 많은 일을 빠르게 처리해야 하는 스타트업의 업무 환경에는 맞지 않는 방법일 수 있습니다. 법인카드 영수증 종이 정리에 시간을 허비하기엔 스타트업의 하루는 너무 짧거든요.
만약 결제한 후 바로 앱으로 법인카드 영수증을 제출할 수 있다면? 그리고 지출에 대한 소통을 그 앱에서 바로 댓글로 할 수 있다면? 스타트업에 몸담고 있는 여러분의 선택은 종이 영수증 제출인가요? 아니면 앱 영수증 제출인가요?
고위드는 성장에만 집중해야 하는 스타트업 문화에 기존의 법인카드 영수증 처리 방식은 효율적이지 않다고 생각했습니다. 이러한 문제 의식으로부터, 💸고위드 지출관리 서비스는 스타트업에게 법인카드를 가장 효율적이고 빠르게 관리할 수 있는 환경을 제공하고 있습니다. 스타트업이 겪는 문제에 대해 수준 높은 공감과 이해를 기반으로 한, 고위드의 지출관리 서비스는 높은 의사결정과 빠른 실행을 요구하는 스타트업 문화에 가장 적합한 법인카드 관리 서비스인거죠.
스타트업의 필수 파트너, ‘고위드’의 법인카드 관리 포인트 3가지는?
<출처> 고위드
간편한 법인카드 설정으로 투명성 제고
법인카드 별로 소지자를 지정하고, 영수증 제출 시 선택할 수 있는 용도를 설정하여 법인카드 사용에 대한 투명성을 더 높일 수 있습니다. 사용할 때마다 법인카드 사용 신청서를 제출할 필요도 없고, 사용 후에도 법인카드 사용 대장을 일일이 작성하여 제출할 필요가 없습니다.
결제하면 앱으로 영수증 제출
결제 후에 법인카드 사용자는 앱을 통해 상세 이용내역을 편하게 제출할 수 있어요. 영수증으로 꽉 찬 지갑, 분실로 인한 법인카드 영수증 재발급 등 종이 영수증 제출로 인해 수반되는 불편함을 한 번에 해소할 수 있습니다.
제출 영수증에 대한 댓글 즉시 소통 가능
앱으로 제출한 영수증에 대하여 즉시 댓글로 소통이 가능합니다. 보완 사항이나 질문을 하기 위해 결제일, 카드번호, 금액 등을 찾아서 커뮤니케이션을 하는 번거로운 과정은 이제 전혀 필요가 없어지는거죠!
오늘은 법인카드 영수증 정리와 처리를 효율적으로 관리할 수 있는 방법을 살펴봤습니다. 불편하더라도 기존의 방식을 고수하기 보다는 더 나은 방향으로 개선해가는 것이 효율성을 높이기 위한 중요한 포인트인 것 같습니다.
<출처> 고위드
‘고위드’는 더 많은 스타트업들이 세상에 혁신을 가져올 수 있도록, 스타트업의 성장이 고위드 제품의 목표라고 말합니다. 그만큼 ‘고위드’는 스타트업의 성장에 진심입니다. 플렉스, 채널코퍼레이션, 업스테이지, 힐링페이퍼 등 2,500여 개의 국내 주요 스타트업은 그 진심의 가치를 알아 보며 고위드와 함께 하고 있습니다.
오늘의 이 글이 스타트업에 몸 담고 있는 여러분의 성장에 도움이 되었길 바라며, 다음에 더 좋은 정보로 찾아 뵙겠습니다!
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